Lorsqu’il s’agit de protéger les documents commerciaux, la plupart du temps, nous pensons à préserver les documents numériques des cyberattaques. On oublie que même les documents confiés sur papier sont exposés à des risques qui ne sont pas moins réels et fréquents et qui peuvent irrémédiablement endommager les dossiers et les pratiques des entreprises.
Les causes de détérioration du papier sont les plus variées : des agents agressifs à l’humidité, des attaques d’insectes aux événements imprévus (incendies, catastrophes naturelles, vols…). Pour protéger les documents commerciaux, il est important de suivre les meilleures pratiques en matière de protection et de préservation des documents :
Acquisition d’une expertise en sécurité des archives – Connaître les risques et savoir agir rapidement est essentiel pour limiter les dommages inévitables et prévenir ceux qui peuvent être évités.
Attention aux documents de base – Certains documents commerciaux sont particulièrement importants pour l’administration des affaires et la continuité des affaires. Ces documents doivent être identifiés afin qu’ils puissent être conservés plus soigneusement.
Copie numérique – Avoir une copie numérisée de vos documents commerciaux les plus importants est essentiel pour préserver au moins l’information qu’ils contiennent.
Destruction des documents confidentiels – Il convient d’utiliser un destructeur de document pour tous les documents confidentiels. Vous pourrez en trouver de nombreuses sortes sur ce site.
La meilleure façon de conserver vos documents papier est de protéger vos dossiers des risques les plus courants (humidité, inondations, incendies, insectes).
L’ensemble de l’organisation contribue à la sécurité des documents de l’entreprise – Plans d’urgence, pratiques établies de gestion des documents et processus internes : chaque membre de l’organisation de l’entreprise doit être conscient de ce qui doit être fait pour assurer la sécurité des documents. A commencer par les processus d’archivage même les pratiques actuelles : le bureau n’est pas la bonne archive.
A cela s’ajoute la définition de plans d’inspection pour vérifier l’état des fenêtres, des structures des salles d’archives et des systèmes d’humidification-déshumidification et de chauffage.
Archivage physique externalisé – Afin de pouvoir compter sur un service professionnel de préservation de documents sur papier, la solution est le stockage externalisé.